3.1 Beginbalans

Een balans is een overzicht van de bezittingen (de kapitaalgoederen), het eigen vermogen en het vreemd vermogen (de schulden) van een onderneming op een bepaalde datum.

Aan de debetkant van de balans staan de activa. Deze verdelen we in:

• vaste activa: die meer productieprocessen/jaren meegaan zoals gebouwen, machines en inventaris;
• vlottende activa: die één productieproces/minder dan een jaar meegaan zoals voorraden en debiteuren (vorderingen op klanten aan wie op rekening is verkocht);
• liquide middelen: de betalingsmiddelen zoals bank en kas.

Aan de creditkant van de balans staan de passiva. Deze verdelen we in:

• eigen vermogen: het vermogen dat door de eigenaar(s) in de onderneming is ingebracht. Dit is permanent vermogen dat blijvend beschikbaar is voor de onderneming, er hoeft niet op te worden afgelost.
• vreemd lang vermogen: de schulden met een looptijd langer dan een jaar zoals allerlei leningen;
• vreemd kort vermogen: de schulden met een looptijd van niet langer dan een jaar zoals crediteuren (schulden aan leveranciers van wie op rekening is gekocht) en rekening-courantkrediet (rood staan bij een bank).

De posten staan op een balans in een bepaalde volgorde:

Een balans is altijd in evenwicht (het debettotaal moet altijd gelijk zijn aan het credittotaal).

Vreemd vermogen is tijdelijk vermogen dat moet worden afgelost. Een kredietplafond is het bedrag dat een onderneming maximaal rood mag staan. Aan de debetkant van een balans zien we op welke wijze het beschikbare vermogen in de onderneming is geïnvesteerd; welke kapitaalgoederen met het vermogen zijn gekocht. Aan de creditkant van een balans zien we hoe de onderneming het benodigde vermogen voor de financiering van de kapitaalgoederen heeft verkregen: hoe de kapitaalgoederen zijn gefinancierd.

3.2 Veranderingen balansposten

Crediteuren zijn leveranciers aan wie je een schuld hebt omdat je bij hen goederen op rekening hebt gekocht. Debiteuren zijn afnemers op wie je een vordering hebt omdat je aan hen goederen op rekening hebt verkocht. Door het ouder worden en het gebruiken van duurzame bezittingen neemt de waarde af, dit leidt tot afschrijvingskosten. Nettowinst (voor belasting) berekenen we door de opbrengsten te verminderen met de kosten.

3.3 Samenstellen winst-en-verliesrekening

Een winst-en-verliesrekening is een overzicht van de kosten en de opbrengsten van een onderneming over een bepaalde periode. De winst-en-verliesrekening geeft dus een specificatie van de verandering in het eigen vermogen door de kosten en opbrengsten.

Als de opbrengsten groter zijn dan de kosten is er sprake van winst. In het omgekeerde geval is er verlies.

Een winst-en-verliesrekening in scontrovorm heeft een debetkant (kosten) en een creditkant (opbrengsten):

Bij een winst-en-verliesrekening in paginavorm staan de opbrengsten en kosten onder elkaar. Als ook de brutowinst zichtbaar is:

3.4 Balans, winst-en-verliesrekening en liquiditeit

Een liquiditeitsbegroting is een overzicht van de verwachte ontvangsten en uitgaven. Een liquiditeitsoverzicht heeft betrekking op de werkelijke ontvangsten en uitgaven. De ontvangsten en uitgaven komen maar zelden overeen met de opbrengsten en kosten.